Kiedy myślimy o konferencji mamy przede wszystkim przed oczami salę konferencyjną i to co się na niej dzieje. Myślimy wówczas o zapewnieniu odpowiedniej sali, nagłośnieniu czy wygodnych miejscach do siedzenia dla uczestników. To jednak jedynie efekt końcowy ciężkiej pracy jaką należy wykonać wcześniej.
Po co organizujemy konferencję?
Zanim przejdziemy do takich szczegółów na sala konferencyjna najpierw należy sobie zadać pytanie po co w ogóle organizujemy konferencję. Jaki jest jej cel? Przede wszystkim jeśli nie określimy celu konferencji nie będziemy po jej zakończeniu wstanie ocenić czy zakończyła się ona sukcesem.
Generalnie każda konferencja może mieć trzy cele. Jest to edukacja, motywacja i integracja. Jak można się domyśleć w pierwszym przypadku celem jest nabycie nowej wiedzy przez uczestników. W drugim przypadku chodzi o zmotywowanie uczestników konferencji do nowych działań. Trzeci cel to integracja uczestników, poznanie nowych ludzi, wymiana kontaktów biznesowych.
Jaki efekt ma przynieść konferencja?
Jeśli odpowiedzieliśmy już sobie na pytanie po co organizujemy konferencję i jakie ma ona przynieść cele czas na kolejne pytanie. Brzmi ono następująco: jaki efekt chcemy osiągnąć? Ogólnie wybór jest między dwie odpowiedziami. Albo chcemy na konferencji zarobić albo wywołać wrażenie zachwytu u uczestników.
Jeśli chodzi o zwrot z inwestycji to sprawa jest jasna. Organizujemy konferencję po to, aby przyniosła nam ona zyski. Np. w postaci wpłat za uczestnictwo. W drugim przypadku bardziej chodzi o efekt wizerunkowy. W tym przypadku chcemy uczestników czym zaskoczyć, zadziwić, tak aby pamiętali oni to wydarzenie i naszą firmę jeszcze bardzo długo.
Organizacja konferencji
Dopiero trzecim etapem jest sama organizacja konferencji. Kilku miesięczna praca polegająca na zarezerwowaniu i zamówieniu wszystkich niezbędnych elementów. To na tym etapie zakładamy stronę www konferencji, zapraszamy uczestników, a także wybieramy datę i miejsce konferencji. Warto zorganizować konferencje pod Warszawą. To miasto najlepiej bowiem przyciąga uczestników. A fakt, że konferencja będzie zorganizowana pod Warszawą sprawi, że jej uczestnikom nie będzie przeszkadzał hałas dużego miasta.
Artykuł powstał we współpracy z Hotelem Lamberton pod Warszawą
